相談テンプレートを設定する

相談機能とは

承認する前に、申請案件の内容について他のユーザーと共有・議論したい場合に利用する機能です。
相談対象に設定されたユーザーは、申請案件の内容・コメント・添付ファイルの確認、申請案件についてのコメントの登録、ファイルの添付ができます。詳細については、 こちら をご覧ください。

相談テンプレートとは

相談テンプレートでは、相談内容のアジェンダや、相談ユーザーを設定しておくことができます。
相談機能は、受信した案件に対して個別に設定することもできますが、予め相談テンプレートを登録しておくことで、受信の度に設定を行う手間を省くことができます。

相談テンプレート一覧を表示する

  1. ユーザー設定画面を表示
    ヘッダメニューの[ユーザー名]をクリックして表示される、[ユーザー設定]リンクをクリックし、ユーザー設定画面を表示します。

  2. 相談テンプレート一覧画面を表示
    [相談テンプレート]タブをクリックし、相談テンプレート一覧画面を表示します。

相談テンプレートを登録する

  1. 相談テンプレート一覧画面を表示
    相談テンプレート一覧 画面を表示します。

  2. 相談テンプレート設定画面を表示
    [新しい相談テンプレート]ボタンをクリックし、相談テンプレート設定画面を表示します。


  3. テンプレート名の入力
    相談テンプレートの名称を入力します。半角・全角問わず、100文字まで入力できます。


  4. アジェンダの入力
    作成する相談テンプレートのアジェンダを入力します。確認事項や、この相談テンプレートを設定する理由などを記載してください。入力したアジェンダは、相談一覧上に表示されます。
    半角・全角問わず、400文字まで入力できます。


  5. ユーザー検索画面の表示
    [追加]ボタンをクリックし、ユーザー検索画面(別ウィンドウ)を表示します。この画面で、相談ユーザーを選択します。


  6. ユーザーの検索方法を選択
    以下の2種類のラジオボタンから、検索方法を選択します。

    • [アドレス帳]ラジオボタン
      アドレス帳に登録したユーザーが検索結果に表示されます。
      アドレス帳のユーザーを、選択する場合に使用します。
      アドレス帳の使用方法については こちら をご覧ください。


    • [詳細検索]ラジオボタン
      入力した検索条件に該当するユーザーが一覧上に表示されます。検索には以下の条件が使用できます。

      • 組織
      • ユーザー(ID、性、名)
      • グループ
      • 役職

      検索条件を入力したら、[検索]ボタンをクリックして、ユーザーを検索します。

      • [検索]ボタン
        入力されたキーワードに該当するユーザーを検索します。

      • [リセット]ボタン
        入力されたキーワードを消去します。
        また、検索結果も消去して未検索の状態にします。


  7. ユーザー選択
    検索結果の一覧の中から、相談対象に追加するユーザーを選択します。
    一覧上のチェックボックスで相談を設定したいユーザーにチェックを入れてください。


  8. 選択したユーザーを反映
    [OK]ボタンをクリックし、代理・代行申請者設定画面に遷移します。
    変更を中止してルート変更画面に戻る場合は、[キャンセル]ボタンをクリックし、ウィンドウを閉じます。

    注釈

    ユーザーを誤って追加した場合は、[相談設定]画面の相談ユーザーの中から、該当ユーザーを選択して[削除]ボタンをクリックしてください。

  9. 相談テンプレートの自動適用を設定(任意設定)
    指定した条件に合致する申請案件を受信した時に、自動的に相談テンプレート設定が適用されるように設定できます。


    • 自動的に相談を開始する設定を有効化
      このテンプレートを使用して自動的に相談が開始されるように設定する場合は[受信時に自動的に相談を開始する]チェックボックスにチェックを入れます。

    • 組織/承認権限の選択
      承認者としての組織と所属を選択します。

    • 申請ドキュメント名の設定
      この相談テンプレートによる相談を開始する申請ドキュメント名を入力します。例えば、"稟議書"と入力した場合、申請ドキュメント名が[購入稟議書]や、[稟議書(販売促進費計上)]といった申請ドキュメント名が対象となります。
      半角・全角問わず、50文字まで入力できます。

  10. [登録]ボタンをクリック
    相談テンプレート一覧画面に遷移します。設定した内容で、相談テンプレート一覧に追加されていることを確認してください。

相談テンプレートの優先度を変更する

相談テンプレートの優先度の設定を変更できます。

注釈

優先度が使用されるケース

  • 自動的に相談を開始する 設定が行われている場合、申請案件を受信すると優先度が高いものから順に適用されます。
  • 処理待ち一覧で選択した申請案件の相談設定画面で相談テンプレートから選択する場合、優先度が高いものから順に表示されます。
  1. 相談テンプレート一覧画面を表示
    相談テンプレート一覧 画面を表示します。

  2. 優先度の変更
    相談テンプレートの「上へ」アイコン、または「下へ」アイコンをクリックすることで、相談テンプレートの優先順位を変更できます。

相談テンプレートを編集する

  1. 相談テンプレート一覧画面を表示
    相談テンプレート一覧 画面を表示します。

  2. 相談テンプレートの編集ボタンをクリック
    編集する相談テンプレートの[相談テンプレート設定アイコン]をクリックして、相談設定画面に遷移します。
    編集項目の詳細は、 相談テンプレートを登録する をご覧ください。

相談テンプレートを削除する

  1. 相談テンプレート一覧画面を表示
    相談テンプレート一覧 画面を表示します。

  2. 相談テンプレートの編集ボタンをクリック
    削除したい相談テンプレートのチェックボックスにチェックを入れ[削除]ボタンをクリックします。


    注釈

    相談テンプレートを削除しても、すでにそのテンプレートを利用している申請案件の相談は継続されます。